Notarielle Beglaubigungen

Beglaubigungen allgemein

Viele Dokumente und Kopien können im Rechtsverkehr nur dann gültig eingesetzt werden, wenn sie notariell (öffentlich) beglaubigt sind. Solche Beglaubigungen vom Notar bestätigen die Echtheit der Kopie eines Dokuments (Abschriftsbeglaubigung) oder einer Unterschrift (Unterschriftsbeglaubigung). Bei der notariellen Beglaubigung handelt es sich also um eine Bescheinigung, welche die Echtheit von Unterschriften oder Abschriften bestätigt. Unter einer Abschrift versteht man die identische Vervielfältigung von Schriftstücken, also Kopien (Abschriften deshalb, weil in Zeiten vor der Existenz von Kopieren die Dokumente abgeschrieben wurden). Der Notar repräsentiert hierbei den Staat. Er ist Träger eines öffentlichen, vom Staat verliehenen Amtes und in dieser Funktion Hoheitsträger. Dies kommt darin zum Ausdruck, dass der Notar ein Dienstsiegel mit dem Landeswappen führt, welches er jeder Beglaubigung beidrückt. Daher spricht man anstelle einer notariellen Beglaubigung auch von einer öffentlichen Beglaubigung.

Inhaltliche rechtliche Beratung

Bei Beglaubigungen bestätigt der Notar lediglich die Echtheit der Unter- bzw. Abschrift. Der Inhalt der Erklärung oder Vereinbarung wird nicht auf seine Rechtmäßigkeit überprüft. Die umfassende Beratung zu den rechtlichen Konsequenzen der Unterlagen ist ebenfalls kein Bestandteil der notariellen Beglaubigung. Wenn Sie dies wünschen, kann dies natürlich erfolgen, jedoch fallen in diesem Fall andere Gebühren an, da ich in diesem Fall als Notar für die Richtigkeit der Beratung hafte. 

Ablauf der Beglaubigung

Für eine Abschriftsbeglaubigung benötigen wir das Original oder eine beglaubigte Abschrift des zu beglaubigenden Dokuments. Sie können uns dieses persönlich oder durch einen Dritten vorbeibringen, in den Briefkasten werfen oder uns per Post zusenden. Hierfür müssen Sie nicht persönlich bei uns erscheinen. Nach Beglaubigung können Sie dieses abholen oder wir senden es Ihnen per Post zu. Bei einer Unterschriftsbeglaubigung, also der Bezeugung der Echtheit einer Unterschrift, müssen Sie hingegen persönlich vorbeikomme und vor mir als Notar bestätigen, dass es ihre eigenhändige Unterschrift ist. Dies bezeuge dann wiederum ich als Notar. Ferner müssen Sie sich, soweit Sie nicht persönlich bekannt sind, bei Unterschriftsbeglaubigungen durch einen amtlichen Lichtbildausweis (Personalausweis, Reisepass) ausweisen.

Notarkosten bei Abschrifts- und Unterschriftsbeglaubigungen

Für die Abschriftsbeglaubigung entsteht eine Notargebühr von 1 € pro zu beglaubigender Seite, mindestens jedoch
10 € pro Dokument. Für Unterschriftsbeglaubigungen fällt eine Gebühr zwischen 20 und 70 € an. Hinzu kommt jeweils die gesetzliche Umsatzsteuer und evtl. Kopier- und Portogebühren. Für die Weiterleitung an Dritte und Einreichung bei Behörden können weitere gesetzliche Gebühren anfallen. Alle Gebühren sind bundesweit gesetzlich festgelegt und sind nicht verhandelbar.

Beglaubigungen für das Ausland - Apostille und Legislation

Damit Urkunden auch im Ausland rechtskräftig sind, müssen Sie teilweise mittels Apostille oder Legalisation beglaubigt werden, was folgenden Hintergrund hat: Woher soll zum Beispiel eine Behörde in China wissen, dass der Notar in Mutterstadt "echt" ist und Dokumente und Unterschriften beglaubigen darf? Oder umgekehrt: Sie halten ein Dokument aus China mit vielen chinesischen Schriftzeichen und Stempeln in der Hand, welches angeblich durch einen chinesischen Notar oder eine chinesische Behörde/Gericht ausgestellt wurde. Wie wollen Sie die Echtheit dieses Dokuments prüfen? Daher hat man im internationalen Rechtsverkehr verschiedene Verfahren entwickelt, um diesen Echtheitsnachweis zu erleichtern.

Die strengste Form des Echtheitsnachweises ist die Legalisation. Hier bestätigt die diplomatische oder konsularische Vertretung eines Staates im Ausstellerland für die Verwendung im Heimatland die Echtheit einer öffentlichen Urkunde. Wenn Sie beispielsweise eine deutsche öffentliche Urkunde in China verwenden möchten, muss die chinesische Botschaft in Deutschland die Echtheit der Urkunde bezeugen. Durch die Legalisation wird erreicht , dass eine ausländische öffentliche Urkunde einer inländischen öffentlichen Urkunde hinsichtlich ihres Beweiswertes gleichgestellt wird. Die zur Legalisation zuständigen Vertretungen sind aber nicht immer in der Lage, die Echtheit einer Urkunde selbst zu prüfen. Woher soll die chinesische Botschaft wissen, dass die Unterschrift des Notars aus Mutterstadt und dessen Siegel "echt" sind. Hier hilft man sich eines gestaffelten Verfahrens. Zunächst beglaubige ich als Notar in Mutterstadt die Echtheit einer Abschrift oder einer Unterschrift. Sodann wird diese Beglaubigung beim zuständigen Präsidenten des Landgerichts eingereicht, in dessen Bezirk der Notar seinen Sitz hat (für Mutterstadt ist der Präsident des Landgerichts Frankenthal/Pfalz zuständig). Sodann wird das Dokument, beglaubigt durch mich als Notar und "überbeglaubigt" durch den Präsidenten des Landgerichts, beim Bundesverwaltungsamt eingereicht. Das Bundesverwaltungsamt ist eine Behörde, die vom deutschen Auswärtigen Amt beauftragt ist, dieses Dokument nochmals "überzubeglaubigen", die sogenannte Endbeglaubigung. Das Bundesverwaltungsamt bescheinigt, dass der Präsident des Landgerichts Frankenthal/Pfalz berechtigt war, die Echtheit der Urkunde des Notars aus Mutterstadt zu bestätigen. Sodann geht die Urkunde an die chinesische Botschaft in Berlin und die chinesische Botschaft in Berlin beglaubigt für die Verwendung in China die Echtheit der Urkunde. Dies klingt kompliziert. Ist es auch. Denn für jedes Land ist das Verfahren verschieden. Manche Dokumente kann man direkt ohne alle Zwischenschritte direkt bei der Botschaft einreichen, manche Länder verzichten nur auf einzelne Zwischenschritte. In der Praxis übernehmen spezielle Kurierdienste die weitere Abwicklung. Hierfür entstehen wohl weitere Kosten, ohne diese ist eine zeitnahe Abwicklung aber oft nicht möglich. 

Für viele Staaten ist dieses komplizierte Verfahren aber auch nicht notwendig. Denn das Verfahren der Legalisation wird auf Grund vertraglicher Vereinbarung zwischen vielen Staaten durch das wesentlich einfachere Apostilleverfahren (Haager Apostille) ersetzt. Hier entfällt der Weg über die ausländische Botschaft und eine innerstattliche Behörde bestätigt die Echtheit der notariellen Beglaubigung. Beispiel: Sie benötigen eine Beglaubigung für die USA. Hier genügt die Bestätigung des Landgerichtspräsidenten mit der sog. Haager Apostille, dass ich Notar in Deutschland bin. Die Urkunde muss nicht mehr der US-amerikanischen Botschaft vorgelegt werden.

Sodann gibt es (wenige) Länder, bei welchen das Verfahren komplett entfällt. So werden z.B. notarielle Urkunden zwischen Deutschland und Österreich ohne jede weitere Bestätigung im anderen Land als echt anerkannt.